Quy trình thao tác chuẩn (Standard Operating Procedures”- SOP) là tài liệu hướng dẫn chi tiết bằng văn bản các bước cụ thể để thực hiện công việc trong điều kiện cụ thể. SOP nhằm đảm bảo tính liên tục của các quá trình, đạt hiệu quả và chất lượng công việc. SOP cung cấp thông tin để thực hiện công việc chính xác, nhất quán để đạt được yêu cầu đã xác định trước đó và đảm bảo chất lượng.

     Việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn mang lại nhiều lợi ích, cụ thể là:

- Đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của hoạt động

- Giúp đảm bảo đạt được thực hành tốt

- Tạo cơ hội để sử dụng đầy đủ kiến thức chuyên môn của tất cả thành viên trong

tổ chức

- Làm rõ vai trò của các thành viên, ai làm gì

- Công cụ hữu ích trong việc để đào tạo nhân viên mới

- Góp phần quá trình kiểm tra, đánh giá công việc, giảm thiểu sai sót.

    SOP có các nội dung:

- Mục đích: Quy định cách thức thực hiện các thao tác chuẩn trong các hoạt động

tại cơ sở bán lẻ.

-Phạm vi áp dụng: cho một hoạt động cụ thể

-Nhiệm vụ: đối tượng phải thực hiện.

-Nội dung: các bước tiến hành cụ thể.

-Tài liệu đính kèm.

-Hình thức lưu trữ.

-Sửa đổi và bổ sung

     Một số yêu cầu cơ bản:

– Trang 1: Phần mở đầu: ghi tên cơ sở bán lẻ; tên quy trình; số trang; số và ngày ban

hành; tên bộ phận; họ tên người soạn thảo/người kiểm tra/người phê chuẩn.

- Trang 2 trở đi là nội dung chính của quy trình

- Yêu cầu viết văn mệnh lệnh cách, ngắn gọn, dễ hiểu..

- Các quy trình phải được kiểm tra và phê chuẩn bởi người quản lý chuyên môn

      Tóm lại, để một cơ sở bán lẻ đạt chuẩn GPP thì một thành phần không thể thiếu trong hồ sơ tài liệu của nhà thuốc là SOPs. SOP giúp nhà thuốc hoạt động tốt hơn, tuy nhiên khi biên soạn dược sĩ cần nắm vững các nội dung và yêu cầu cơ bản để biên soạn SOP đạt yêu cầu.