HỒ SƠ TÀI LIỆU:

Đây là một trong năm yếu tố cơ bản của GMP, yêu cầu:

• Về nguyên tắc

– Quản lý tốt hệ thống hồ sơ tài liệu là một phần thiết yếu của hệ thống đảm bảo chất lượng, vì thế nó có liên quan tới mọi khía cạnh của GMP.

– Mục tiêu của cơ chế quản lý này là xác định các tiêu chuẩn cho tất cả nguyên vật liệu và phương pháp sản xuất cũng như kiểm tra chất lượng để đảm bảo là tất cả nhân viên liên quan đến sản xuất đều hiểu công việc phải làm, khi nào làm, đảm bảo là những người có thẩm quyền đều nhận được mọi thông tin cần thiết khi quyết định cho sản xuất một lô thuốc để bán, đảm bảo có các bằng chứng, dấu hiệu, hồ sơ, các thông tin cần thiết cho phép tiến hành điều tra (khi cần thiết).

– Việc thiết lập và sử dụng hồ sơ tài liệu tùy thuộc vào nhà sản xuất.

• Các quy định chung

1. Hồ sơ tài liệu cần được thiết lập, chuẩn bị, rà soát và phân phối thận trọng. Tuân thủ những quy định trong giấy phép sản xuất và lưu hành.

2. Hồ sơ tài liệu phải được duyệt, chữ ký của người có thẩm quyền, ghi ngày tháng rõ ràng. Không được thay đổi khi chưa nhận được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.

3. Phải có nội dung rõ ràng: tiêu đề, tính chất, mục đích của hồ sơ tài liệu. Trình bày thứ tự dễ kiểm tra. Tài liệu sao chép phải rõ ràng, không được sai sót.

4. Thường xuyên rà soát và cập nhật. Khi một tài liệu đã được sửa đổi, thì phải có biện pháp ngăn ngừa sử dụng tài liệu cũ.

5. Các hồ sơ tài liệu phải nhập số liệu rõ ràng, dễ đọc, không được tẩy xoá, đủ khoảng trống nhập số liệu.

6. Bất kỳ thay đổi nào đối với một tài liệu cũng phải ký và ghi ngày tháng. Nhưng vẫn thể hiện sao cho có thể đọc được thông tin gốc, lý do…

7. Lập hồ sơ tài liệu /điền hồ sơ tài liệu khi tiến hành bất kỳ hoạt động nào, để sao cho có thể truy cập lại được. Hồ sơ tài liệu và SOP có liên quan phải được lưu trữ ít nhất một năm sau thành phẩm liên quan hết hạn.

• Hồ sơ tài liệu cần thiết
  • Nhãn

1. Nhãn dùng cho bao bì, thùng chứa, máy móc thiết bị /nhà xưởng: rõ ràng, theo mẫu thống nhất của công ty, màu sắc,…
2. Tất cả thành phẩm thuốc phải dán nhãn theo quy chế Quốc gia, phải có các thông tin tối thiểu cần thiết như:

Tên sản phẩm.

Danh mục hoạt chất (và tên chung quốc tế), hàm lượng mỗi hoạt chất.

Số lô do nhà sản xuất quy định.

Ngày hết hạn dùng ở dạng không mã hoá.

Những điều kiện bảo quản đặc biệt/những lưu ý khi xử lý.

Hướng dẫn sử dụng và lưu ý cần thiết.

Tên và địa chỉ nhà sản xuất/ công ty/ hoặc người chịu trách nhiệm.

3. Đối với chất chuẩn đối chiếu, nhãn/ tài liệu đi kèm phải ghi rõ ngày sản xuất, ngày hết hạn dùng, ngày mở bao bì lần đầu và điều kiện bảo quản, nếu cần.
   • Tiêu chuẩn chất lượng nguyên liệu ban đầu và nguyên liệu bao bì

1. Tiêu chuẩn chất lượng nguyên liệu ban đầu và nguyên liệu bao bì trực tiếp và bao bì in sẵn cần mô tả chi tiết, phù hợp, bao gồm:

• Tên nguyên liệu (và tên chung quốc tế không đăng ký độc quyền – INN, nếu có) và số mã nội bộ.
• Tham chiếu (reference) chuyên luận Dược điển, nếu có.
• Quy trình định tính và định lượng với mức chất lượng quy định. Tùy thuộc vào thực tế công ty, có thể thêm các thông tin khác, (xem thêm tài liệu tham khảo). Nguyên liệu bao bì phải đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định, đặc biệt chú ý tới tương kỵ với sản phẩm.

2.  Hồ sơ tài liệu mô tả SOP kiểm nghiệm phải nêu rõ tần suất định lượng lại mỗi nguyên liệu, tùy thuộc hạn dùng của chúng. SOP phải được thẩm định trong điều kiện nhà xưởng, máy móc thiết bị phân tích hiện có.

Cần có các tiêu chuẩn chất lượng phù hợp được phê duyệt và ghi ngày tháng, kể cả các phép thử định tính, định lượng, tạp chất và xác định chất lượng đối với nguyên liệu, bao bì và thành phẩm; nếu có thể, cần có cả tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm trung gian, bán thành phẩm, tiêu chuẩn chất lượng của nước, dung môi và thuốc thử (acid và base). Mỗi tiêu chuẩn chất lượng đều được phê duyệt và lưu trữ ở bộ phận kiểm tra chất lượng/đảm bảo chất lượng /trung tâm hồ sơ tài liệu.

Các tiêu chuẩn chất lượng cần được sửa đổi bổ sung định kỳ để đáp ứng yêu cầu Dược điển Quốc gia/ Dược điển khác.

Cần được trang bị đầy đủ các Dược điển, các tiêu chuẩn tham khảo, phổ đối chiếu.

• Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm trung gian và sản phẩm chờ đóng gói (bán thành phẩm:

Cần được ban hành, tương tự tiêu chuẩn chất lượng nguyên liệu, thành phẩm, nếu phù hợp.

• Tiêu chuẩn thành phẩm

Tên sản phẩm và mã tham khảo nếu có. Tên mỗi hoạt chất (và tên chung INN) Công thức hoặc tham khảo công thức. Mô tả dạng bào chế và chi tiết đóng gói. Hướng dẫn cách lấy mẫu và kiểm nghiệm hoặc tham chiếu quy trình liên quan. Quy trình định tính và định lượng với mức chất lượng quy định. Điều kiện bảo quản, các lưu ý nếu có và hạn dùng.

• Công thức gốc

Mỗi sản phẩm và cỡ lô sản xuất cần có Công thức gốc được phê duyệt chính thức. Công thức gốc cần có:

1. Tên sản phẩm, có mã tham khảo liên quan đến tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
2. Mô tả dạng bào chế, hàm lượng mỗi sản phẩm và cỡ lô.
3. Danh mục các nguyên liệu được sử dụng (tên chung quốc tế – INN, nếu có), số lượng.
4. Công bố sản lượng thành phẩm dự kiến, giới hạn cho phép và sản lượng sản phẩm trung gian, nếu có.
5. Nêu địa điểm sản xuất và máy móc thiết bị sử dụng.
6. Phương pháp, hoặc số tham khảo của phương pháp.
7. Hướng dẫn các bước chi tiết trong quá trình chế biến.
8. Hướng dẫn các kỹ thuật trong quá trình sản xuất và giới hạn cho phép.
9. Quy định về bảo quản sản phẩm, điều kiện bảo quản đặc biệt, nếu cần.
10. Những điều đặc biệt cần lưu ý.

• Hướng dẫn đóng gói

Các hướng dẫn đóng gói chính thức cho sản phẩm, quy cách đóng gói và dạng đóng gói phải được phê duyệt và ban hành chính thức. Thường gồm:

1. Tên sản phẩm
2. Mô tả dạng bào chế, hàm lượng và phương pháp sử dụng nếu có.
3. Quy cách đóng gói: số lượng, khối lượng/ thể tích.
4. Nguyên liệu bao bì cho một cỡ lô chuẩn: số lượng, cỡ và chủng loại, mã/ số tham khảo.
5. Có ví dụ/bản sao chép và mẫu bao bì in sẵn có liên quan, trên đó chỉ chỗ ghi số lô và ngày hết hạn dùng.
6. Cần ghi các lưu ý đặc biệt như kiểm tra khu vực và máy móc thiết bị đóng gói.
7. Mô tả thao tác đóng gói, cả thao tác phụ trợ và máy móc thiết bị sử dụng.
8. Mô tả các thao tác kiểm tra trong quá trình đóng gói, có hướng dẫn cách lấy mẫu và giới hạn cho phép.

• Hồ sơ pha chế lô

1. Cần lưu trữ hồ sơ pha chế lô cho mỗi một lô sản xuất. Hồ sơ thiết lập dựa trên những phần liên quan đến công thức gốc.
2. Kiểm tra và ghi chép: máy móc thiết bị, khu vực sản xuất, hồ sơ tài liệu, sản phẩm.
3. Trong quá trình pha chế cần ghi những thông tin vào thời điểm thực hiện mỗi thao tác, sau khi hoàn thành hồ sơ ghi ngày tháng, chữ ký người chịu trách nhiệm pha chế, (chi tiết – xem thêm tài liệu tham khảo).

• Hồ sơ đóng gói lô

1. Cần lưu trữ hồ sơ đóng gói lô cho mỗi lô/ một phần của lô đã pha chế. Hồ sơ được thiết lập theo hợp đồng đóng gói. Phương pháp chuẩn bị hồ sơ cần quy định cụ thể.
2. Trước khi thao tác đóng gói, cần kiểm tra: máy móc thiết bị, khu vực thực hiện thao tác, có ghi chép lại việc kiểm tra này.
3. Cần ghi lại những thông tin (xem thêm tài liệu tham khảo) như:

Tên sản phẩm, số lô, lượng bán thành phẩm được đóng gói, số lô và lượng thành phẩm dự kiến và lượng thành phẩm thực tế, số lượng cân đối.

Ngày giờ thực hiện thao tác đóng gói.

Tên người chịu trách nhiệm tiến hành thao tác.

Chữ ký tắt của nhân viên vận hành ở các công đoạn chính.

Các kiểm tra định tính và thao tác theo hướng dẫn đóng gói, cả kết quả kiểm tra.

Các thao tác đã thực hiện, máy móc thiết bị và dây chuyền sử dụng. v.v…

• Quy trình thao tác chuẩn (SOP) và hồ sơ sổ sách

1. Các SOP và Hồ sơ sổ sách về việc tiếp nhận mỗi chuyến hàng nguyên liệu, bao bì,… cần thiết lập và ban hành. Hồ sơ sổ sách, chứng từ và biên nhận bao gồm 8 mục (xem thêm tài liệu tham khảo).
2. Các SOP cho việc dán nhãn, biệt trữ và bảo quản nội bộ đối với nguyên liệu ban đầu, nguyên liệu bao bì và nguyên liệu khác, nếu cần cũng phải thiết lập cụ thể.
3. Cần ban hành SOP cho mỗi máy móc thiết bị và dụng cụ, để ở gần máy móc thiết bị.
4. SOP hướng dẫn cách lấy mẫu, ghi rõ người được quyền lấy mẫu.
5. Hướng dẫn lấy mẫu cần phải có:

Phương pháp lấy mẫu và kế hoạch lấy mẫu, máy móc thiết bị sử dụng.

Các lưu ý cần thiết để tránh nhiễm chéo.

Lượng mẫu cần lấy.

Hướng dẫn việc chia nhỏ mẫu theo quy định.

Loại bao bì đựng mẫu, ghi rõ dùng cho mẫu vô trùng/thường.

Các lưu ý đặc biệt, nhất là mẫu vô trùng hay độc hại.

6. SOP hệ thống đánh số lô (mẻ) nhằm nhận dạng lô sản phẩm trung gian, bán thành phẩm hay thành phẩm.
7. SOP cho việc đánh số lô từ công đoạn pha chế, đóng gói.
8. SOP cho việc đánh số lô phải đảm bảo không trùng lặp cùng một số lô.
9. Việc ra số lô cần ghi lại ngay (ghi trong nhật ký sản xuất), ngày ra số lô.
10. Cần có SOP cho việc kiểm nghiệm nguyên vật liệu và sản phẩm ở mỗi công đoạn (phương pháp và máy móc thiết bị).
11. Hồ sơ sổ sách phân tích ít nhất phải có các số liệu:

Tên nguyên vật liệu/sản phẩm và dạng bào chế, nếu thích hợp.

Số lô và nhà sản xuất/nhà cung cấp.

Tham chiếu tiêu chuẩn chất lượng và quy trình kiểm nghiệm liên quan.

Kết quả kiểm nghiệm, cả nhận xét và tính toán và mức chất lượng quy định.

Ngày kiểm nghiệm và số tham khảo của thực nghiệm.

Chữ ký tắt của người thực hiện phép thử.

Chữ ký của người xác minh phép thử và tính toán, nếu thích hợp.

Kết luận cho đạt hoặc loại bỏ, ngày, chữ ký người chịu trách nhiệm.

12. Cần có SOP xuất/loại bỏ nguyên vật liệu, sản phẩm, đặc biệt xuất thành phẩm ra thị trường.
13. Cần lưu giữ hồ sơ sổ sách việc phân phối mỗi lô sản phẩm, tạo điều kiện khi thu hồi.
14. Có sổ nhật ký máy móc thiết bị chính quan trọng, thẩm định,… ngày, người thực hiện.
15. Ghi chép việc sử dụng các máy móc thiết bị chính và khu vực pha chế theo thời gian.
16. SOP vệ sinh, phân công trách nhiệm, chi tiết lịch, phương pháp, thiết bị,…